Con los acontecimientos más recientes en el ámbito económico y social ha quedado patente la necesidad de la existencia e intervención de la Administración Pública, en casos de fracaso o imperfecciones del mercado, externalidades, etc.

Según palabras del Banco Mundial  (1997), “un Estado eficaz es imprescindible para poder contar con los bienes y servicios —y las normas e instituciones— que hacen posible que los mercados prosperen y que las personas tengan una vida más saludable y feliz”

Esta Administración Pública ha ido evolucionando a lo largo del tiempo paulatinamente de una administración clasista y asistencialista, la cual se basaba en la realización de una series de prestaciones y servicios, a una Administración orientada al ciudadano, el cual exige más y mejor información, mayor calidad en las prestaciones y servicios, mayor eficiencia en sus actuaciones, una mayor preocupación por las necesidades del ciudadano, etc. buscando en todo momento un equilibrio entre coste y calidad.

Existen varios motivos por los que la administración pública debe seguir este proceso de cambio e innovación:

1.    Escaso nivel de recursos. La falta de recursos actuales hace que ya no sea posible despilfarrar el dinero, como se hacía en tiempos pasados, en gastos innecesarios.

2.    Globalización. Para poder ser competitivo a nivel global hay que saber utilizar los recursos disponibles para prestar el mejor servicio posible, es decir, hay que conseguir una gestión pública eficaz.

3.    Cambio rápido y continuo, debido a la alta competitividad a nivel global y las rápidas innovaciones en comunicación e informática lo que acelera el proceso de toma de decisiones.

Además, como señala Muñoz Colomina (1996: 81), hay que añadir otras causas como son:

•        la competencia existente en el mercado;
•        la necesidad de conocer el coste real de los servicios prestados para tener un punto de referencia a la hora de fijar las tasas;
•        la obligación de eliminar el aislamiento de los entes públicos con respecto a los privados y de buscar la coordinación de sus actividades con el objetivo de conseguir economías de escala.

Sin embargo, este proceso de cambio e innovación de las administraciones públicas es complicado y para lograr que se haga de forma eficiente hay que lograr un cambio completo de la metodología actual de gestión.

Esta nueva metodología de gestión se denomina Business Process Management (BPM) o Gestión de procesos de negocio. Como dice Gartner, BPM no se trata de un simple proyecto de mejora o una tecnología, se trata de una filosofía de gestión que tiene como objetivo mejorar la eficiencia a través de la gestión de los [1] procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.

Las ventajas de esta nueva metodología son:

•         Optimización de costes.
•         Reducción de plazos.
•         Información de las ejecuciones diarias, lo que permite un mayor control de las posibles  imperfecciones y fallos.
•         Documentación de procesos para subcontratación.
•         Automatización de procesos: solicitud de permisos diversos, pago de impuestos, solicitud de certificaciones…
•         Cumplimiento de legislaciones.
•         Documentar, modelar y monitorizar los procesos de manera más ágil, fácil y económica.
•         Analizar de manera constante la eficacia de los procesos en las instituciones por técnicas adecuadas a su monitorización.
•         Lograr un alto grado de flexibilidad en las instituciones.
•         Crear confianza por una gestión económica, transparente, innovadora y responsable.
•         Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.

Pero antes de implementar BPM es conveniente realizar una reflexión y determinar qué se quiere obtener de esta iniciativa en la entidad pública. En esta reflexión deben participar todos los departamentos, ya que de esta implicación global depende el éxito de la misma.

Sin embargo, aunque BPM no es solamente una tecnología, sí es necesario que su implementación se apoye en una tecnología especializada que garantice la ejecución de los procesos y aporte información útil para una eficiente toma de decisiones.

Estas tecnologías o software de gestión de proyectos buscan que los procesos sean eficientes, tranparentes y ágiles, a través de:

•      Definición formal de los procesos en la gestión pública.
•     Determinación de los tiempos de cada proceso.
•      Tener visibilidad a tiempo real de lo que está ocurriendo en cada uno.
•      Permitir la redefinición de procesos de una manera ágil y sencilla.
•      Automatizar los procesos.
•      Creación de ventajas competitivas debido a las mejoras en los procesos

Las administraciones públicas que ya han implantado esta tecnología de gestión, han obtenido resultados muy satisfactorios como son:

•         Mejoras en la atención y servicio al cliente.
•         Minimización del tiempo para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
•         Incremento  del número de actividades ejecutadas en paralelo.
•         Mejora en  la participación y colaboración de todo el personal en los procesos.
•         Optimización de los recursos personales y físicos.
•         Aumento de productividad.
•         Reducción de los errores.
•         Reducción del coste de la Administración Pública.

En conclusión, la implantación de BPM en el sector público tiene el objetivo lograr una visión general mejorada de todos los procesos de la misma y de sus interrelaciones con el fin de optimizar la productividad, la calidad y la transparencia en la gestión pública.

Fuente: Fernández, Yolanda; Fernández, José Miguel; Rodríguez, Alicia. Modernización de la Gestión Pública. Necesidad, incidencias, límites y críticas (2008)

Autor: I.L.M.&T.I.